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电子邮件正文写作要注意8点
来源:IT世界  发布时间:2017/4/1 8:43:00

1.Email正文要简明扼要,行文通顺 

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 

2.注意Email的论述语气 

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。 

尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。 

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 

如果事情复杂,最好1234的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 

4.一次邮件交待完整信息 

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。 

5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查 

这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。 

6.合理提示重要信息 

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。 

7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。 

8.不要动不动使用表情之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻 

Business Email不是你的情书,所以表情之类的笑脸字符最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合

 
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